In der letzten Zeit habe ich öfters von Kunden gehört, dass ihre E-Mails und Website-Formulare nicht mehr ankommen. Sehr ärgerlich, denn der Mail-Verkehr ist die Basis der modernen Kommunikation. Die Ursache ist eine Verschärfung der technischen Richtlinien bei vielen kleinen und grossen Providern, u.a. IONOS, Strato, Gmail, GMX und andere. Um das zu erläutern muss ich etwas tiefer in die Technik einsteigen.

Einführung in SPF, DKIM und DMARC

SPF, DKIM und DMARC sind Technologien zur E-Mail-Authentifizierung, die zusammenarbeiten, um zu verhindern, dass Unbefugte E-Mails im Namen einer fremden Domain versenden. Um Probleme bei der Zustellung einer E-Mail zu vermeiden, ist es wichtig, sich mit SPF, DKIM und DMARC vertraut zu machen. Alle drei Technologien tragen gemeinsam zur Verbesserung der E-Mail-Sicherheit und E-Mail-Authentizität bei. Ohne diese Technologien riskieren Domains, dass ihre E-Mails fälschlicherweise als Spam behandelt werden oder nicht zugestellt werden. Auch könnten E-Mails leicht von Spammern imitiert werden.

Was ist SPF?

SPF steht für „Sender Policy Framework“. Es handelt sich um ein E-Mail-Validierungssystem, das dazu dient, zu überprüfen, ob der Absender einer E-Mail berechtigt ist, von der angegebenen Domain zu senden. Mit einem SPF-Eintrag in Ihrer DNS-Konfiguration können Sie festlegen, welche Mailserver E-Mails in Ihrem Namen versenden dürfen. Empfangende Mailserver können dann diese Informationen nutzen, um zu überprüfen, ob eine eingehende E-Mail tatsächlich von Ihrer Domain stammt. Ohne einen korrekt konfigurierten SPF-Eintrag könnten Ihre E-Mails als Spam eingestuft oder sogar ganz abgelehnt werden, was zu Problemen bei der Zustellbarkeit führen kann.

Was ist DKIM?

DKIM steht für „DomainKeys Identified Mail“. Es ermöglicht dem Empfänger einer E-Mail, die Authentizität der sendenden Domain zu überprüfen. Dies geschieht durch eine digitale Signatur, die jeder ausgehenden E-Mail hinzugefügt wird. Der Empfänger kann diese Signatur mit einem öffentlichen Schlüssel überprüfen, der im DNS der sendenden Domain hinterlegt ist. Diese Überprüfung stellt sicher, dass die E-Mail unterwegs nicht manipuliert wurde. Ein korrekt eingerichteter DKIM-Schutz kann somit die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation erhöhen und die Wahrscheinlichkeit verbessern, dass Ihre E-Mails erfolgreich zugestellt werden.

Was ist DMARC?

DMARC steht für „Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance“. Es ist eine Technologie, die SPF und DKIM ergänzt und erweitert, indem sie Richtlinien bereitstellt, wie Empfänger mit E-Mails umgehen sollen, die die SPF- oder DKIM-Überprüfungen nicht bestehen. Mit DMARC können Sie festlegen, ob E-Mails, die als nicht authentisch eingestuft werden, abgelehnt, in Quarantäne gestellt oder normal zugestellt werden sollen. Zudem erhalten Sie Berichte über E-Mails, die im Namen Ihrer Domain versendet werden, was Ihnen hilft, Missbrauch zu erkennen und zu verhindern.

Warum sind SPF, DKIM und DMARC für jeden Betrieb wichtig?

Für Handwerksbetriebe ist die zuverlässige Zustellung von E-Mails entscheidend. Rechnungen, Angebote und jegliche andere Kommunikation müssen ihre Empfänger erreichen. SPF, DKIM und DMARC tragen dazu bei, Ihre E-Mail-Domain vor Missbrauch zu schützen, die Authentizität Ihrer E-Mails zu bestätigen und die Zustellbarkeit zu verbessern. Sie helfen auch dabei, das Vertrauen Ihrer Kunden in die digitale Kommunikation mit Ihrem Unternehmen zu stärken. Durch die Einrichtung dieser Standards können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails nicht als Spam markiert oder abgewiesen werden, was letztendlich Ihre Geschäftsbeziehungen und Ihren Ruf schützt.

Fazit und Hilfe

Die Einrichtung von SPF, DKIM und DMARC ist komplex, jedoch eine sinnvolle Investition in die Sicherheit und Zuverlässigkeit Ihrer E-Mail-Kommunikation. Es müssen der Webserver geprüft und angepasst werden. Ebenso natürlich auch die Formulare und der Versand der Formulare auf Ihrer Firmen-Website.

Wir unterstützen Sie gerne bei der technischen Einrichtung auf Ihrer WordPress-Website und den Einstellungen am Webserver.

Bitte buchen Sie bei Interesse einen Beratungstermin oder kontaktieren Sie uns unter info@team-issler.de.

Viele Grüsse
Thomas Issler